O que é gestão documental?

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).

Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa.

A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.

Vantagens na sua utilização

As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade.

As vantagens na sua utilização são as seguintes:

Uniformização de processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos.
Digitalização dos documentos.
Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação.
Com o auxílio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida.
Formação de um backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico.

Alguns exemplos desta mesma solução:

Casos de aplicação

A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está presente em todas as organizações.

As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:

Administrativa e Financeira (documentos financeiros).
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade).
Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção).
Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos).
Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente).
Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos).
Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento).
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento).
Hospitalar (gestão de prontuários e exames).
Transportadoras (gerenciamento de notas, transportes e rotas).

Ligações externas

Fonte original: gestão documental. Compartilhado com Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License

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